Gmailの整理に長い時間を費やしていませんか？

仕事でGmailを利用している方は多いと思います。Googleの他の機能と連携することでビジネスを有利に進められる、大変便利なフリーメールサービスです。
しかし十分に使いこなせている方は少ない印象です。
Gmailにはあまり知られていない便利な機能がたくさんあります。使い方を知ることでメールの整理に費やしている時間を大幅に減らすことができます
今回はGmailの便利機能についてご紹介したいと思います。

Gmailの便利機能①マルチ受信トレイ

仕事、プライベートなど複数のGmailアカウントを使い分けている方もいらっしゃると思います。複数のGmailアカウントをいちいち開き直すのは手間ですし、かと言って1つの受信トレイでまとめて管理するとメールが混在してしまい、把握しきれないこともあるのではないでしょうか。
そんな時はマルチ受信トレイが便利です。マルチ受信トレイでは複数のアカウントを一つの画面で楽に管理できます。また、アカウント間違いで送信してしまう心配もありません。

マルチ受信トレイの設定方法

(1)受信画面の歯車マークから「設定」を選択
(2)設定画面でLabsタブを選ぶ。
(3)マルチ受信トレイの項目で「有効」にチェックを入れる。

有効にすることで設定画面に「マルチ受信トレイ」というタブが追加されます。
このタブを選ぶと、受信トレイの役割を設定する画面になります。
「検索キーワード」にタグを使って必要な情報を入れていきます。

タグの意味

from…特定のアドレス
subject…タイトルに含まれるキーワードの指定
has:yellow-star…黄色の☆マーク付きメールの指定
is:unread…未読のメール
has:attachment…添付ファイル付きメール
is:draft…下書きメール

マルチ受信トレイが作動しない場合の対処法

歯車マークから「受信トレイを設定」を選択。「ソーシャル」「プロモーション」にチェックが入っている場合、チェックを外してください。
するとマルチ受信トレイが表示されるようになります。

マルチ受信トレイは効率的にメールを管理するのに大変便利です。
導入を強くおすすめします！

Gmailの便利機能②別名アドレス

Gmailでは1アカウントにつき1アドレスが基本です。もちろん別のアカウントを取得することはできますが、サブアドレスの取得はできない仕組みになっています。
しかし1つのメールアドレスでも別名で使用する方法がいくつかあります。

【1】ユーザー名+○○

自分のアドレスの「@」の前に「+好きな文字列」を入れることが可能です。このアドレスは元のメールアドレス宛に届きます。

例
元のアドレス：[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]

これらは全て「[email protected]」宛に届きます。
どういう時に使えるかというと、送信先のメールアドレス毎にフィルタリングすることができます。例えば懸賞に応募するときは「+present」をつけることでラベルをつけて管理することが可能になります。
また、メルマガ登録などでスパムが心配な場合、アドレスを変えて登録することもできます。もしスパムメールがくるようであれば原因がすぐに突き止められますし、迷惑リストに登録してしまえば今後届かなくなります。

【2】ドットの数を変える

意外かもしれませんが、Gmailのアドレスのユーザー名部分はドットが有っても無くても同じアドレスと見なされます。つまり「[email protected]」も「[email protected]」も同一のアドレスだということです。
当然、メルマガ登録においてもドットの有無を変更してもアカウントを取得することはできません。
「ドットがないほうが覚えてもらいやすいな」と思った時に、しれっと変更しても大丈夫ということです。
なお、「@」の直前にドットを入れたり、ドットを連続して使用することはできません。

【3】googlemail.comドメイン

日本で取得できるGmailのアドレスは「～@gmail.com」ですが、実は「@googlemail.com」も使用可能です。送られたメールは「～@gmail.com」に届きます。
日本国内でやりとりをしている分にはあまり使わないかもしれませんが、ヨーロッパの中には「@googlemail.com」がデフォルトの国もありますので、知識として覚えておくと便利だと思います。

Gmailの便利機能③ショートカットキー

Gmailには便利なショートカットキーが用意されています。
Gmailの画面で「Shift ＋?」を押せば、ショートカットの一覧が表示されます。

ここでは特に便利なショートカットキーを紹介します。

[作成]

Shift + Esc　⇒メインウィンドウにフォーカス
Ctrl + Enter　⇒送信
Ctrl + Shift + c　⇒Ccの宛先を追加
Ctrl + Shift + b　⇒Bccの宛先を追加
Ctrl + m　⇒スペルの候補を表示

[書式設定]

Ctrl + Shift + -　⇒文字サイズを縮小
Ctrl + Shift + +　⇒文字サイズを拡大
Ctrl + b　⇒太字
Ctrl + i　⇒斜体
Ctrl + u　⇒下線
Ctrl + Shift + l　⇒左揃え
Ctrl + Shift + e　⇒中央揃え
Ctrl + Shift + r　⇒右揃え
Ctrl + \　⇒書式をクリア

デフォルトでは「無効」だが「有効」にすることで使用できるショートカットキー

[移動]

g 次に i　⇒「受信トレイ」を開く
g 次に s　⇒「スターの付いたスレッド」を開く
g 次に t　⇒「送信済みメール」を開く
g 次に d　⇒「下書き」を開く
g 次に a　⇒「すべてのメール」を開く
g 次に c　⇒「連絡先」を開く
g 次に k　⇒「タスク」に移動

[スレッドリストの選択]
* 次に a　⇒スレッドを全選択
* 次に n　⇒スレッドの全選択を解除
* 次に r　⇒既読スレッドを選択
* 次に u　⇒未読スレッドを選択
* 次に s　⇒スター付きスレッドを選択
* 次に t　⇒スターの付いていないスレッドを選択

[操作]

,　⇒ツールバーにフォーカスを移動
x　⇒スレッドを選択
s　⇒スターを付ける / はずす / 切り替える
y　⇒ラベルを削除
e　⇒アーカイブ
m　⇒スレッドをミュート
!　⇒迷惑メールとして報告
#　⇒削除
r　⇒返信
Shift + r　⇒新しいウィンドウで返信
a　⇒全員に返信
Shift + a　⇒新しいウィンドウで全員に返信
f　⇒転送
Shift + f　⇒新しいウィンドウで転送
Shift + i　⇒既読にする
Shift + u　⇒未読にする

Gmailの便利機能④送信取り消し機能

メールを送ったあとに誤字に気づいた、送り先を間違った、Bccに入れるべきアドレスとCcにしてしまった、怒りに任せて書いてしまった等、メール送信後に後悔した経験は誰しもあると思います。
Gmailにはナント送信取り消し機能というものがついています。
歯車マーク→設定と進み、「送信取り消し機能を有効にする」にチェックを入れ、時間を設定します。

この機能を設定しておけば、時間内なら送信を取り消すことが可能です。

メール整理に充てていた時間でコンテンツ発信

今回はGmailの便利機能4つを紹介しました。
簡単にできることばかりですので、良かったら活用してみてくださいね。