使いこなすことで可能性が広がる、Googleドライブ、Googleスプレッドシートの基本的な使い方を分かりやすく解説

Googleが提供しているオンラインサービス「Googleドライブ」、「Googleスプレッドシート」。Googleのアカウントさえ持っていれば無料で使うことができます。また何人かで一つのファイルを編集・共有することができるので大変便利です。弊社でもお客様との制作過程のやりとりに使用しています。
今回はGoogleドライブ、Googleスプレッドシートの基本的な使い方を紹介したいと思います。

Googleドライブ

GoogleドライブはGoogleが提供しているオンラインストレージです。パソコンやスマートフォンなどに保存しているファイルをネット上に保存することができます。

Googleドライブの使い方

①検索エンジンで「Googleドライブ」と検索する。

②「Googleドライブにアクセス」をクリック

③Googleドライブで「新規」をクリックすることで新しいファイル、フォルダのアップロード、Googleスプレッドシートなどの連携サービスでの新規作成が可能です。

Googleドライブのスゴいところ

通常ファイル編集を行うと「保存」を行う必要がありますが、Googleドライブではファイルを編集すると自動的に保存をしてくれます。保存忘れを心配する必要がありませんし、万が一電源が切れても直前のデータが残っているので安心です。

また、ブラウザを開かずにGoogleドライブを使用する方法もあります。

ドライブをエクスプローラーで使用する方法

(1)「設定」→「ドライブをダウンロード」をクリック

(2)使用している端末を選択する。

(3)規約を読み、「同意してインストール」をクリック

(4)ダウンロードファイルを「実行」するとインストールが完了し、エクスプローラーにGoogleドライブが追加されます。

なお、Googleドライブをはじめとするオンラインストレージを使用する際に注意すべきポイントをこちらの記事で紹介しています。

>バックアップの強い味方！データ記録メディア＆オンラインストレージの特徴

続いてGoogleスプレッドシートの使い方を説明したいと思います。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは表計算ツールです。多少異なる点もありますが、Microsoft Excelを使ったことがある方なら抵抗なく使えると思います。オンラインツールですが、オフラインで作業することも可能ですし、ExcelやPDFの形でダウンロードすることも可能です。
Googleスプレッドシートの大きな魅力は最大50人のユーザーと共同編集が行える点です。シートにアクセスしているユーザーがアイコンで表示されるため、誰がどの項目を変更したか分かるようになっています。
また、Googleドライブに保存していた画像ファイルを挿入することもできます。
Googleドライブ同様、保存ボタンがなく、変更すると自動的に保存されます。変更履歴も保存されるため、元に戻すことも可能です。それでは使い方を説明したいと思います。

Googleスプレッドシートの使い方

Googleスプレッドシートの使い方についてはこちらの動画で分かりやすく解説してくれています。

Googleスプレッドシートの使い方の基本

(1)Googleドライブの「新規」→「スプレッドシート」をクリック

(2)Excelとほぼ同じような画面が表示されます。

◆ツールバーについて
①印刷・戻る・やりなおし・書式コピー
②数字の表示形式
③文字の書体や装飾
④罫線の設定
⑤セルの配置
⑥フィルタ
⑦関数
⑧画像や図形の挿入
⑨行・列の固定

(3)ファイル名をクリック→ファイル名を入力→「OK」をクリック

(4)行列の固定(Excelで言うところの「ウィンドウの固定」)をしたい場合は、「表示」メニューで行数、列数を指定します。

(5)グリッド線の表示は「表示」メニューで消せます。

(6)画像を挿入したい場合は「挿入」→「画像」をクリック

「アップロードする画像を選択」をクリック

ファイルを指定して、「開く」をクリック

図形描画の挿入も「挿入」→「図形描画」で同様に行えます。

他の機能についてもおおよそExcelと同じ操作です。

スプレッドシート番外編

実はExcelもあまり使ったことがないという方の疑問に答えます。

セルに文字を入力するにはどうしたらいいの？

該当のセルをマウスでダブルクリックすることで入力状態になります。
F2キーを押すことでも同様の操作が可能です。

改行するには？

「ctrl」と「Enter」を同時に押すことで改行できます。

変更箇所を元に戻すには？

「ctrl」と「Z」を同時に押すことで直近の変更は元に戻せます。
また、履歴から復元する方法もあります。

復元方法
スプレッドシート上部の「変更内容をすべてドライブに保存しました」をクリック

画面右側に履歴が表示されますので、復元させたい時間(バージョン)を選択し、「この版を復元」をクリック

Googleドライブ、Googleスプレッドシートを使いこなしてコミュニケーションを円滑にする

今回はGoogleドライブ、Googleスプレッドシートの基本的な使い方を紹介しました。
いずれも奥が深いツールですので、使えば使うほど便利さを実感できるはずです。
弊社ではGoogleドライブ、Googleスプレッドシートを使ってお客様と制作過程の共有を行っています。内容の共有はもちろんのこと、制作の過程を振り返るのに便利だと好評をいただいています。
今後、共同作業には必須のツールだと思います。