メールの処理に膨大な時間をかけていませんか？

チャットには既存のコミュニケーションツールにないメリットが満載です！

メールは迷惑メールの処理やCC・BCCメールへの返信など何かと煩雑ですよね。メールの処理だけで一日の大半を費やしてしまうという方もいらっしゃるのではないでしょうか？
一方電話はスピーディーですが、明確な要件がないと掛けづらいものです。
もっと気軽に、迅速にコミュニケーションを取る手段がないものかと考えた時に役立つのがチャットです。LINEの普及によりコミュニケーションツールとしてすっかり定着しましたが、同時にビジネスの世界でも積極的に導入されています。
今回はチャットを使うメリットについて紹介したいと思います。

チャットとは？

チャットとは「雑談、おしゃべり」を意味します。その言葉通り、肩肘張らずにコミュニケーションを取れるのがチャットの魅力です。チャットにはいくつか種類があります。

チャットの主な種類

テキストチャット

よく知られている文字でやりとりをするチャットです。

ボイスチャット

パソコンに接続されたマイクで音声メッセージをやりとりします。

ビデオチャット

インターネットを通じて、パソコンに接続されたカメラで映し出される相手の映像を見ながら会話をします。

お絵かきチャット

絵画機能を持ったチャットです。基本的に文字でやり取りをしますが、参加者が描いた絵をリアルタイムで見ることができます。

提供タイプは大きく分けて2通りあります。

チャットの提供タイプ

ブラウザ型

ブラウザ上で利用するタイプ。
ブラウザ上で全てを行うことができます。

インストール型

アプリをインストールして利用するタイプ。
いちいちブラウザを立ち上げる必要がないため、スピーディーなやりとりが可能です。

それではチャットを使うメリットについて紹介していきます。

チャットのメリット①気軽に使える

メールには様々なルールがあり、用件以外にも書かなければならず、どうしても工数がかかります。
しかしチャットならいきなり用件を書けるため、スピーディーなやり取りが可能です。会議中や移動の時間などに返信できるので時、場所を選ばず即時性の高いコミュニケーションができます。
また、話し言葉でのやり取りが中心のため、親密な雰囲気や一体感が生まれ、活発な議論が期待できます。

チャットのメリット②迷惑メッセージに振り回されない

チャットに迷惑メッセージがくることはありません。
重要なメッセージが迷惑メッセージに埋もれてしまって見落とす心配がないので、安心です。

チャットのメリット③メッセージの編集・削除が可能

メールでありがちな誤送信。送ってから後悔した経験は誰しも一度や二度はあるのでは？
チャットツールでは送信後の編集、削除が可能なケースもあります。

チャットのメリット④プッシュ機能

メールでは人によって読むタイミングが異なるため、スピード感のあるやりとりは難しいと言えます。しかし、チャットにはプッシュ機能があるため、メッセージの着信をリアルタイムに知らせることができます。

チャットのメリット⑤相手の状況を把握できる

メールでは相手が読んだか分かりませんし、電話も掛けてみるまで話せる状態か分かりません。しかしLINEなど多くのチャットでは既読、未読表示があり、相手がメッセージを読んだか把握できます。また、「在席」、「離席」、「ビジー」、「スマートフォンで対応」などステータスを知らせる機能があるチャットもあります。相手の状況に合わせて効率的にやり取りができます。

チャットのメリット⑥複数の人と同時にコミュニケーションを取れる

チャットにはグループチャットという機能があります。複数の人と情報交換をしたり、簡単な話し合いをしたりする時に便利です。チャット内にセクションやプロジェクトのルームを作ることで、わざわざ会議を開く手間が省けます。業務連絡を一人ひとりに電話する必要もありません。

ここまでチャットのメリットを記しました。
一方でこんな課題もあります。

チャットの課題

(1)プッシュ機能がしつこい

チャットは大量のメッセージが届くため、いちいち通知が届くと業務に集中できません。状況に応じて通知を表示させないなど、柔軟な対応が不可欠です。
予め設定した条件に合うメッセージのみ通知する機能があるチャットサービスもあります。

(2)見返すのに向かない

チャットは会話ベースのため、あとから見返すのが難しいと言えます。

(3)既読表示の強制感

LINEには「既読スルー」という言葉がありますが、ビジネスチャットでも同じようなことが言えます。既読が相手に分かるため、送った側は「どうして返事がないんだ」とイライラし、受け取った側は「早く返信しなければ」と強迫観念に駆られがちです。そのため、あえて既読/未読機能のないチャットサービスを選ぶ企業も実は少なくありません。

(4)相手がネット環境にないと送れない

最近は相手がネットに繋がっていなくてもメッセージを送れるサービスも増えましたが、中には接続がないと連絡が取れないものもあります。

(5)セキュリティーが脆弱

チャットはメールに比べてセキュリティー的に弱い面があります。
そのため、導入を断念する企業や、利用者を制限しているケースもあります。

(6)サボり・悪口の温床になる

気軽さから、業務と関係のない話をチャットでしているケースが多く見られます。
同僚、上司の悪口が何かのきっかけで明るみに出て、大きなトラブルになったという話も珍しくありません。社内ルールの徹底が必要です。

(7)同期されない

複数の端末でアクセスすると、メッセージが同期されないケースがあります。

このようなチャットツールの課題点を解消したのが「チャットワーク」です。

クラウド型チャットツール「チャットワーク」

http://www.chatwork.com/ja/

チャットワークでは相手がオフラインでも送受信が可能です。
複数端末でも同期されるため、バックアップやログ移行の手間が省けます。
チャット以外にもタスク管理、ファイル共有機能もあるため、これまでメールで行っていたやりとりの大部分を移行できます。
また、セキュリティーは国際基準の認証をクリアしています。

チャットとメールの使い分けることで業務を効率的に進める

今回はチャットツールについて紹介しました。
例えばスピードが要求される業務はチャット、腰を据えてじっくり取り組みたい案件はメールといったように、使い分けることが大切だと思います。
ITツールを活用して効率的に業務を進めましょう。