時間指定アクション（スケジュールアクション）という新機能を知ってはいるものの、「使い方がいまいちわからない」と感じている方は多いのではないでしょうか。

時間指定アクションは、繰り返し行う作業をあらかじめ設定した時間に自動で実行する機能です。これにより、作業の効率化や負担の軽減が期待できます。

本記事では、時間指定アクションの機能や設定方法、活用シーンをビジネスと日常生活の両面から分かりやすく解説します。導入前に押さえておきたい注意点も紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

時間指定アクション（スケジュールアクション）とは

時間指定アクション（スケジュールアクション）とは、Google Geminiに搭載されたタスク自動化機能です。

「毎週月曜日の朝に先週のチームKPIをまとめて」
「毎週金曜日に映画のおすすめを提案して」

など、繰り返し行う作業を自動で処理できます。

あらかじめ時間指定アクションを設定しておけば、毎回の手動操作は一切不要になり、時間の有効活用が可能です。ヒューマンエラーも防げるため、本当にやりたいことに集中できる環境が整います。

時間指定アクションができること

時間指定アクションは作業を効率化するために、複数ステップでの自動実行や柔軟なスケジュール管理、Googleサービスとの連携が可能です。

ここでは、時間指定アクションで利用できる3つの注目機能をご紹介します。

ワークフローの自動化

単一の作業に限らず、「ファイル検索 → 要約 → 送信」といった一連の流れを一括で実行できます。

日々の複雑なタスクを、ワークフローとしてまとめて自動化します。

時間指定の自動実行

「毎日」「毎週」「特定の曜日」「時間」など、スケジュールの細かな設定ができ、それぞれ実行内容を変える柔軟な運用ができます。

またGoogle Workspaceとの統合により、GmailやGoogle Driveなど他サービスと連携できます。「Gmailでの通知送信」「Google Driveからのデータ取得」など、さまざまなGoogleサービスと連携して、タスクを自動化できます。

設定の一元管理と簡単な編集

設定した時間指定アクションは、Geminiの管理画面から確認できます。

時間指定アクションの実行条件や内容の変更、オン・オフの切り替えなどを直感的に操作できるため、わかりやすく、管理しやすい点が魅力です。

時間指定アクションの使い方

時間指定アクションは、Geminiアプリで利用できます。時間指定アクションの作成はもちろん、設定の変更や停止も簡単に行えるため、初めての方でも扱いやすいのが特徴です。

時間指定アクションの使い方の手順は下記のとおりです。

利用可能プランと設定方法

時間指定アクションの利用には、Google GeminiのAdvancedプラン以上への加入が必要です。基本的にGoogle Workspace環境での使用が前提となり、Gmail、Google Driveなど各種サービスとの連携が可能です。

設定はGeminiの「カスタム指示」や「スケジュール設定」画面から行います。また、アクション実行には対象サービスへのアクセス権限を付与する必要があります。

時間指定アクションの活用方法

時間指定アクションを活用すれば、手間のかかる作業や情報取得をスマートに処理でき、時間と労力を節約できます。

ここからは、ビジネスと日常生活における活用例を紹介し、時間指定アクションがどのように役立つかを具体的に解説します。

ビジネスシーンでの活用例

ビジネスシーンでは、定例レポートの作成や会議の準備、顧客対応などの繰り返し業務を自動化。業務の効率化とチーム全体の生産性向上に貢献します。

定例レポートの自動作成

Googleスプレッドシートから先週のチームKPIを自動抽出し、主要な数値を要約したレポートをGoogle Docsで作成。毎週の集計と報告作業の手間が省けます。

会議準備と進行のサポート

会議前に、前回の議事録から未完了のタスクや決定事項を抽出。それらを基に新しい会議のアジェンダを自動生成することで、準備の工数を削減できます。

顧客対応の一部自動化

「見積もり」という件名のメールが届いたら、自動でテンプレートに基づいた返信メールを送信。同時に担当者へ通知することで、対応の抜け漏れを防ぎます。

日々の生活での活用例

日常生活では時間指定アクションを、朝のルーティンや買い物リスト作成、家計管理などに有効活用できます。日々の「ちょっとした手間」を自動化し、ゆとりと快適さをもたらします。

朝のルーティンをスムーズに

毎朝、今日の天気予報と主要ニュースを要約し、Gmailで自分宛に送信。バタバタしがちな朝をサポートします。

家事・買い物リストの管理

毎週、冷蔵庫の在庫や購入履歴、よく使う食材をもとに、買い物リストをGoogle Keepに自動生成。買い忘れを防ぎ、無駄のない買い物ができます。

家計の見える化

連携した金融サービスから利用履歴を月末に自動取得し、カテゴリ分けしてGoogleスプレッドシートに記録。手動入力の手間を省き、支出傾向を把握できます。

時間指定アクションの注意点

時間指定アクションを導入する際は、本番前に設定した内容のテストを必ず行い、予期せぬ動作や誤送信を防ぎましょう。

また、出力結果は文脈に依存するため、重要なレポートなどは定期的に確認と調整を行う必要があります。

他にも、大規模に運用する際は必要なコストも念頭に置いておき、プランごとのAPI実行回数や制限についての確認が大切です。

最新のAI技術を実践的に習得

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