近年、受付業務にAIを活用する企業が増加しています。

AIが人間に代わって受付業務を行う「AI受付」を導入すれば、業務を効率化し受付スタッフの業務負担の軽減を実現できます。

さまざまなメリットをもたらすAI受付の導入を実際に検討しているが、AI受付システムの仕組みや機能がよく分からない方は多いのではないでしょうか。

本記事では、AI受付システムとはなにか、導入メリットに加え、おすすめのAI受付サービスを解説します。AI受付システムの活用シーンや導入の流れも紹介しますので、導入検討の参考にしてください。

AI受付とは

AI受付とは、AI技術を用いて受付業務を自動化するシステムのことです。

従来、受付スタッフが行っていた来訪者の受付業務や案内業務、担当者への取り次ぎ業務などを、AIが代わって行うため、受付スタッフの接客業務の負担を軽減できます。

AI受付システムは、人間を模したリアルなアバターによる音声会話が行えるものが多く、実際に人間と話しているような接客体験を与えられます。

AI受付には「うちのAI Avatar」がおすすめ

出典：うちのAI Avatar

弊社が提供している「うちのAI Avatar」は、企業の独自情報を学習したAIが、貴社のエキスパートスタッフとして接客を行うサービスです。Webページでの利用はもちろん、デジタルサイネージに映し出して店舗への設置も可能です。

また、世界15の言語に対応しており、専門のスタッフを配置せずとも、増加する訪日外国人に対して効果的なアプローチを行えます。

AI受付が実際どのようなものなのか、サービスページで今すぐ「うちのAI Avatar」を触っていただけます。ぜひお試しください。

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AI受付ができること

AI受付の導入を検討するうえで、AI受付ができることの理解は非常に重要です。自社の業務の課題がどこにあるのか、AI受付の導入でどのように改善できるのかを把握しましょう。

AI受付のシステムができる主な内容は以下のとおりです。

来訪者の受付・案内

AI受付システムは、来訪者の問い合わせ回答や案内業務を自動化できます。店舗やデパートなどで設置すれば、館内案内や商品の売り場案内などの場面で活躍するでしょう。

また、ビジネスシーンでは、顔認証やQRコードなどで認証を行い、受付を行います。受付後は目的地までの案内を表示する機能もあり、AIのみで接客業務のすべてを終えられます。

担当者への取り次ぎ

来訪者が会社を訪れ、受付を行うと、担当者に通知が届くように設定できます。即時通知により、来訪者を待たせない取り次ぎを実現できるほか、来訪者による担当者の呼び出しもできるため、無人であっても安心して来訪者に利用いただけます。

多言語による外国人対応

AI受付は、多言語対応を可能としているサービスがほとんどです。多言語話者のスタッフを配置せずとも外国人対応を行えます。簡単に言語を切り替えられるように最適化されており、急な外国人の来訪にも慌てずに対応可能です。

また、近年増加傾向にある外国人観光客の案内としてもAI接客は活躍しています。観光案内所や宿泊施設などに設置することで、訪日客の体験向上に寄与しています。

データベースの分析

AI受付システムでは、受付時の対話ログや行動を分析し、データベース化を行えます。データの蓄積により、AIの精度が向上するため、状況に応じた最適な接客対応の実現に近づきます。

AI受付の活躍シーン

AI受付がどのような業務で活躍するのかを確認しましょう。実際の現場において、AI受付システムは以下のようなシーンで活躍しています。

フロント接客

オフィスや病院、公共施設、ホテルなどのフロント接客でAI受付は活躍します。不特定多数の人が訪れるフロントは、人間では対応が追いつかないケースや、情報伝達の不十分さからトラブルにつながるケースがあります。こういった課題をAI受付システムを導入すれば解決可能です。

また、多言語を扱えるAIは外国人の接客も得意なため、不慣れな外国語対応を行う必要がなくなります。多言語話者を採用せずとも、スムーズなコミュニケーションを実現できます。

店舗・EC接客

実店舗やECサイト上の接客においても、AI受付システムは機能します。小売の実店舗やECサイト上で、商品の案内や問い合わせの対応を行います。店舗スタッフやカスタマーサポートに必要な人員数を削減可能です。

とくに、ECサイトの場合、24時間の接客対応を実現できるため、いつでもすぐに回答を得られることによる顧客満足度の向上につながります。

観光ガイド

観光ガイドは、外国語が堪能かつ接客力のある特別な人材が必要です。ですが、昨今は観光事業においても人材不足が懸念されており、適切な人材の採用が難しいといった課題があります。

このような状況を打破するために、AI受付システムが活用され始めてきています。AI接客は、多言語対応はもちろん、AIの高い分析力による高い顧客対応能力を有しているため、観光ガイドとして十分な活躍が可能です。

コールセンター

他職種に比べて高い離職率になりやすいコールセンターは、慢性的な人材不足に悩まさせられることが多いです。AI受付システムが電話口の一次対応を担えば、スタッフが対応する必要のある問い合わせの件数を減らし、業務負担を軽減できます。

AI受付システムの導入メリット

AI受付システムを導入する主なメリットは、以下のとおりです。

顧客対応力の向上

人間による受付の場合、担当者によって対応力に差が出てしまったり、日によってコンディションが一定でなかったりと安定した接客を行うのは困難です。ですが、AI受付システムであれば、学習した内容に基づき、すべての顧客に一定の接客を行えます。とくに外国語対応を行う必要のある状況でも、変わらない接客品質を担保できるのはAI接客ならではの強みです。

業務の効率化

オフィスでは、受付業務を行う専任スタッフを配置せず、来客時に他部署の人員が作業の手を止めて対応を行う場合が少なくありません。本来行うべき業務を中断して対応を行う必要があるため、作業の効率がどうしても悪くなってしまいます。

オフィス以外の場所においても、これまで人による接客を行っていた箇所のAIへの置き換えが可能です。定型的な問い合わせ対応などはAIに、個別の対応が必要な場合は人間による対応を行うなどの役割を明確化することで、業務の効率化を図れます。

人手不足の解消

店舗スタッフやカスタマーサポートなどは、仕事量の多さや顧客対応のストレスにより離職者が多く、人手不足になりやすい傾向にあります。人材を採用したとしても育成する人員が足りない、育成に時間がかかりすぎるといった状況にも陥りがちです。

AI受付システムは、これまで人が対応する必要のあった業務の大部分を代わりに行うため、業務負荷を大幅に下げられます。人はより丁寧な接客が必要な場面など、人にしかできない顧客に寄り添った接客に集中できるようになります。

人件費の削減

これまで従業員が行っていた業務の一部をAIが代行するため、雇う必要のある従業員数を減らし、人件費の削減を実現します。AI接客システムの導入には、導入費用やランニングコストが発生しますが、業務の効率化や人件費の削減効果を鑑みれば、導入・運用コスト以上の働きをみせるでしょう。浮いたコストは新規事業などに投資でき、長期的な企業の発展に寄与する可能性もあります。

AI受付システム導入の流れ

自社の業務にAI受付システムを導入したいが、導入までにどのような手順を踏めば良いか分からない方は多いと思います。以下の流れに沿って進めれば、AI受付システムの導入をスムーズに行えます。

【AI受付システム導入の手順】

手順①：導入目的を明確にする

まずは、なぜAI受付システムを導入するのか、その目的を明確にしましょう。

主なAI受付システムの導入目的として、以下の3点が考えられます。

• 顧客対応の質を高めたい
• 人手不足を解決したい
• 人件費を削減したい

導入目的がしっかり定まっていないと、自社に適していないサービスの導入につながるおそれがあるため、現状の自社課題の把握が大切です。複数の導入目的がある場合には、それぞれの導入目的に優先度をつけておきましょう。

手順②：必要な機能を検討する

導入の目的や自社の課題を明確にした後、それらを実現・解消できる機能が何であるかを選定します。

AI受付システムと一口にいっても、さまざまな機能を持つシステムがあります。どの機能が自社に必要なのかを検討しましょう。

【AI受付システムの主な機能】

手順③：導入サービスを比較検討する

各社がさまざまなAI接客サービスを提供しているため、導入目的や解決したい課題、求める機能などを総合的に判断しましょう。機能に加えて、サービスの費用やサポート体制も比較を行ううえで重要な観点です。

いくら機能面が揃っていても、費用が高額で、導入による利益が見込めなければ意味がありません。費用が安いからといって必要な機能が足りていないシステムを導入する場合も同様です。また、導入時や運用段階でどのようなサポート体制があるかの確認も必要になります。

とくに、サービスの機能と費用のバランスが重要です。無料体験などがある場合、実際に試してみてどのくらいの業務を削減できるのか、それによって得られる利益はどのくらいなのかのシミュレーションを行いましょう。

手順④：運用体制を整える

AI受付は、これまでの業務の仕組みを大きく変えるシステムのため、どのように運用していくのかの設計が必要です。操作方法などのマニュアル作成をはじめ、AIと人間がそれぞれどの業務を行うのかを基準を決めておくなどして、スムーズな導入を行える体制づくりをしましょう。

手順⑤：導入・改善する

AI受付システムは導入して終わりではありません。実際の顧客の利用データを分析しての継続改善が必要です。システム提供元のサポートも借りながら、よりよい受付対応を行えるような運用フローの構築やAIの学習を行いましょう。

おすすめのAI受付サービス

AI受付システムのおすすめサービスを5つ紹介します。自社に適したAI受付システムを見つけましょう。

うちのAI Avatar

出典：うちのAI Avatar

「うちのAI Avatar」はJetB株式会社が提供する、最新のChatGPTを搭載したAIアバター型チャットボットです。マルチデバイス対応で、PCやスマートフォン、タブレット、デジタルサイネージなど多種多様なデバイスで利用可能です。世界15の言語に対応しており、外国人の接客も問題なく行えます。

実際の顧客の対話ログを分析し、AIレポートとして出力する機能もあり、改善を継続して行いやすい設計となっています。

うちのAI Avatarの機能

※サービスページの情報をもとにしています。正確な情報はお問い合わせください。

「うちのAI」のサービスページはこちら

アバター接客さくらさん

出典：アバター接客さくらさん

「アバター接客さくらさん」は株式会社ティファナ・ドットコムが提供するAIアバター接客ツールです。窓口の接客業務のすべてをAIが対応するため現場の負担を減らせるほか、お客様のニーズごとに寄り添った接客をAIが行います。

アバター接客さくらさんは、多様なAIさくらさんシリーズを展開しており、現在の自社のニーズに合わせた利用が可能です。

アバター接客さくらさんの機能

※サービスページの情報をもとにしています。正確な情報はお問い合わせください。

接客オンデマンド

出典：接客オンデマンド

「接客オンデマンド」はビーモーション株式会社が提供するAIアバター・チャットボットです。自然な会話ができるチャットボットにより、顧客対応にかける人員を大幅に削減できます。

接客や総合受付、フロア案内などの幅広い場面で活用できるため、使い方次第ではさらなる運用方法も見つけられるでしょう。サポート面も充実しており、AIに不慣れな方にもおすすめできるサービスです。

接客オンデマンドの機能

※サービスページの情報をもとにしています。正確な情報はお問い合わせください。

おくだけレセプション

出典：おくだけレセプション

「おくだけレセプション」はNTTドコモグループが提供するAI受付DXです。従来の内線電話に代わってiPadがその役割を担うサービスです。

AIによる音声検索や直感的なタッチ操作により、担当者の呼び出しを行います。担当者の電話に直接つながるため、社内での取り次ぎの手間をなくし、お客様を待たせない応答が可能です。

おくだけレセプションの機能

※サービスページの情報をもとにしています。正確な情報はお問い合わせください。

[AI]受付システム　アイウェルコ

出典：[AI]受付システム アイウェルコ

「[AI]受付システム アイウェルコ」はノバシステム株式会社が提供するAI受付システムです。AIによる顔認証技術を利用することで、来社時の受付が顔認証のみで完了します。導入により、これまで受付時に要していた時間や二次元バーコードの持ち歩き、予約番号の発行などの手間がなくなります。

[AI]受付システム アイウェルコの機能

※サービスページの情報をもとにしています。正確な情報はお問い合わせください。

AI受付システムの導入で接客業務を改善

「うちのAI」のサービスページ

AI受付システムの導入により、来訪者の受付から担当者への取り次ぎ、案内までの業務をAIが行ってくれるため、接客にかかる業務負担を軽減できます。AI受付システムには、音声接客やアバター接客により自然な接客体験を提供できるものや、顔認証ができるものなど、サービスごとに持つ機能はさまざまです。

解決したい課題や、導入目的、費用面などを多角的に判断し、自社に最適なAI受付サービスを比較検討しましょう。最適なAI受付サービスを導入できれば、業務改善だけにとどまらず、人件費の削減や顧客満足度の向上などの副次効果ももたらします。